Smaltimento rifiuti o trattamento dati ? Facciamo chiarezza!
Dall’entrata in vigore nel 2004 del codice per la protezione dei dati personali (informalmente noto anche come “codice della privacy“) è apparso subito chiaro come vi fosse finalmente una linea guida sulla gestione e distruzione finale (o cancellazione) degli archivi contenenti dati riservati o sensibili. L’attenzione del Garante Privacy è stata ulteriormente posta sull’argomento con l’entrata in vigore del GDPR nel 2016.
Fra le definizioni, quella del trattamento è quella che chiarisce definitivamente ogni dubbio! «Trattamento»: qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica…… la cancellazione o la distruzione.
Ecco dunque la prima importante differenza con lo smaltimento dei rifiuti, normato col testo unico ambientale del 2006. Il tutto è reso ancora più imperativo dall’art. 16 (Cessazione del trattamento): “In caso di cessazione per qualsiasi causa di un trattamento di dati, questi ultimi vanno DISTRUTTI”.
Sarà dunque obbligo del “Titolare del Trattamento Dati” individuare il Responsabile Esterno al Trattamento Dati da incaricare per le operazioni di distruzione.
Per definizione il «responsabile del trattamento» è la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento; e sarà cura del titolare verificarne le competenze e requisiti, Non di certo quindi una società di smaltimento rifiuti o peggio una di pulizia o traslochi.
Smaltire documenti o archivi come carta da macero (e dunque come rifiuti) è dunque un serio rischio per il responsabile della privacy o per il titolare dell’azienda o dello studio, il quale nel caso optasse per il servizio offerto da una società di smaltimento rifiuti o peggio da quelle di trasloco o facchinaggio e imprese di pulizie, in grado forse di rilasciare il semplice formulario di smaltimento, compirebbe un grave illecito.
In nessun formulario di smaltimento verrà mai indicato chi, dove e come, ha distrutto i Vostri archivi!
