In cosa consiste la digitalizzazione di documenti cartacei, cartelle cliniche, tavole e progetti?
La digitalizzazione dei documenti operata da Centro Dati Sensibili avviene attraverso la dematerializzazione che trasforma il documento cartaceo in file: immagine o testo editabile, inoltre attraverso la certificazione di processo garantiamo e assicuriamo l’efficacia probatoria dei documenti informatici e delle copie.
Il grande vantaggio è il risparmio sull’affitto e la manutenzione dei locali adibiti ad archivio, il formato digitale ha una migliore reperibilità, durata nel tempo e facilità di condivisione all’interno dell’ufficio o dell’azienda.
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Come viene processato il servizio di digitalizzazione dei documenti?
- Ritiro dei documenti (contratti, fatture, ddt, bollettini, ecc) da nostro personale o corriere espresso presso la sede del Cliente.
- Preparazione dei documenti alla scansione: eliminazione dei punti metallici, ecc;
- Digitalizzazione dei fogli con scanner ad elevate prestazioni con controllo di qualità dell’immagine. In questa fase viene generata la chiave unica tra l’immagine digitale e l’originale cartaceo;
- Indicizzazione dei documenti tramite data-entry o con sistemi form recognition/OCR/barcode;
- Formazione dei supporti digitali (CD/DVD, Pendrive, Cloud) e produzione di copie di sicurezza;
- Pubblicazione Web dell’archivio documentale;
- Formazione delle scatole per i documenti cartacei;
- Stoccaggio fisico dei documenti presso le nostre strutture appositamente attrezzate, oppure riconsegna al Cliente o ancora la distruzione certificata (previa conservazione sostitutiva).
Grazie all’introduzione della conservazione sostitutiva, il file contente i documenti digitalizzati potrà essere equiparato all’originale cartaceo e quindi avviato alla distruzione.
